Aufbewahrungsfristen So lange musst du Rechnungen aufbewahren

Wann du Rechnungen aufbewahren musst

Als Privatperson bist du nur zur Aufbewahrung weniger Unterlagen gesetzlich verpflichtet. Trotzdem gibt es wichtige Fristen, die du kennen solltest, vor allem, wenn es darum geht, Rechnungen aufzubewahren, um eigene Ansprüche zu sichern oder gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Auch wenn die meisten Belege freiwillig aufbewahrt werden, gibt es 2 klare gesetzliche Vorgaben:

1. Handwerkerrechnungen (2 Jahre)

Beauftragst du Handwerker:innen für Arbeiten an deinem Haus oder deiner Wohnung, beträgt die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen 2 Jahre. Diese Pflicht dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit und ist im Umsatzsteuergesetz verankert. Wichtig: Die Frist beginnt erst am Ende des Kalenderjahres, in dem du die Rechnung erhalten hast. Der oder die Rechnungssteller:in muss dich sogar ausdrücklich auf diese Aufbewahrungspflicht hinweisen.

2. Steuerunterlagen bei sehr hohem Einkommen (6 Jahre)

Verdienst du über 500.000 € pro Jahr, musst du für deine Steuererklärung steuerrelevante Unterlagen 6 Jahre aufheben. Für die meisten Privatpersonen ist das zwar irrelevant, aber gesetzlich vorgeschrieben bleibt es dennoch.

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Welche Unterlagen du zum eigenen Schutz aufbewahren solltest

Auch ohne gesetzliche Pflicht ist es sinnvoll, bestimmte Unterlagen länger aufzubewahren, da sie dir im Ernstfall Ärger, Kosten und zeitaufwendige Nachweise ersparen können. Kontoauszüge solltest du mindestens 3 Jahre behalten, falls Rückfragen entstehen. Kaufbelege und Garantien gehören so lange ins Archiv, wie Gewährleistung oder Garantie laufen – bei teuren Anschaffungen sind sie außerdem für deine Hausratversicherung wichtig. Steuerunterlagen bewahrst du idealerweise 4 Jahre auf, entsprechend der Festsetzungsfrist des Finanzamts. Mietverträge solltest du noch 3 Jahre nach deinem Auszug behalten, weil erst dann mögliche Ansprüche verjähren.

Wirfst du wichtige Unterlagen zu früh weg, können dir Garantieansprüche verloren gehen oder du kannst wichtige Sachverhalte gegenüber Versicherungen oder Behörden nicht mehr nachweisen. Deshalb lohnt es sich besonders, Rechnungen sorgfältig aufzubewahren und eine übersichtliche Ablage zu führen.

Folgende Dokumente solltest du übrigens lebenslang aufbewahren:

• Geburtsurkunden
• Zeugnisse
• Arbeitsverträge
• Versicherungsverträge
• Unterlagen zu Eigentum (z. B. Grundbuch, Kaufverträge)
• Kredit- und Finanzierungsunterlagen

Die 8-Jahres-Frist für Geschäftsunterlagen

Für Unternehmer:innen, Gewerbetreibende und Selbstständige gelten deutlich strengere gesetzliche Vorgaben. Für sie ist die Archivierung ein zentraler Bestandteil der Buchführungspflicht. Früher betrug die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege 10 Jahre, doch mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) aus dem Jahr 2024 wurde diese Frist verkürzt. Neue Regelung: Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Buchungsbelege müssen nun 8 Jahre lang aufbewahrt werden. Die verkürzte Frist gilt für alle Unterlagen, deren ursprüngliche zehnjährige Frist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen war.

Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen stellt sicher, dass betriebliche Vorgänge und Transaktionen im Rahmen von Steuer- oder Betriebsprüfungen sowie bei rechtlichen Auseinandersetzungen nachvollziehbar, kontrollierbar und unverändert dokumentiert sind. Fehlen solche Unterlagen, verstößt man gegen die Aufbewahrungs- und Buchführungspflichten – mit möglichen Konsequenzen wie Bußgeldern, Steuerschätzungen (die häufig höher ausfallen) oder im schlimmsten Fall sogar strafrechtlichen Folgen wegen Steuerhinterziehung.

So berechnest du den Fristbeginn

Die Aufbewahrungsfrist startet nicht am Tag des Belegs, sondern immer am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde.

Für Geschäftsbriefe, Angebote, die zu einem Vertragsabschluss geführt haben, sowie bestimmte geschäftsrelevante Korrespondenz gilt übrigens eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

Schluss mit Papierstapeln: Digitale Ordnung in deine Unterlagen

Zum Glück musst du heute nicht mehr jeden Beleg in Papierform sammeln. Viele private Dokumente kannst du problemlos digital ablegen. Ob du Rechnungen, Verträge oder Nachweise auf Papier oder digital sicherst, bleibt dir überlassen, solange es sich nicht um Unterlagen handelt, die zwingend im Original vorliegen müssen, wie handschriftliche Testamente oder notarielle Verträge.

Für mehr Übersichtlichkeit lohnt es sich, klare und thematische Ordnerstrukturen anzulegen, egal ob auf deinem Computer, in der Cloud oder in einem physischen Ordner. Sinnvoll sind Kategorien wie Finanzen & Bank, Versicherungen, Rechnungen & Garantien oder Steuerunterlagen. Ein großer Vorteil digitaler Dokumente ist, dass du sie schnell per Suchfunktion wiederfindest. Damit deine Unterlagen sicher aufgehoben sind, solltest du auch regelmäßige Back-ups anlegen. Vertrauliche Dokumente wie Lohnabrechnungen, Versicherungen oder medizinische Unterlagen bewahrst du am besten in geschützten, verschlüsselten Bereichen oder digitalen Tresoren auf.

Richtig vernichten: Datenschutz nicht vergessen

Sind Aufbewahrungsfristen abgelaufen und du brauchst ein Dokument endgültig nicht mehr, kannst du es entsorgen. Achte dabei darauf, persönliche Daten zu schützen: Ein DSGVO-konformer Aktenvernichter ist ideal, um sensible Unterlagen unwiderruflich zu zerstören. Erst danach gehören sie ins Altpapier. Wichtig: Kassenbons aus Thermopapier gehören wegen ihrer chemischen Beschichtung nicht ins Recycling und müssen in den Restmüll.